(+34) 91 549 69 96
atencionalcliente@quimicral.com

Norma IFS para cadenas de distribución comercial

¿Qué es la norma IFS?


IFS son las siglas de International Featured Standards, cuya traducción al castellano puede ser algo así como Normas Destacadas Internacionales, y están enfocadas a la Seguridad Alimentaria aplicada a las cadenas de distribución comercial.

En un principio, las auditorías de homologación de proveedores por parte de las grandes distribuidoras eran llevadas a cabo por los departamentos internos de Calidad de las mismas, pero por la inercia que siguió el mercado, en 2003 se desarrolló la primera edición de la norma IFS, enfocada a la alimentación (IFS nació como International Food Standard), un estándar para el aseguramiento de la calidad y la seguridad alimentaria en los proveedores de marca propia, es decir, siempre hablamos de marcas blancas.

Esta primera edición fue desarrollada por la Federación Alemana de Detallistas (HDE) y la Federación de Empresas de Comercio y Distribución francesa, imponiendo unas pautas y requisitos específicos en materia de calidad y seguridad alimentaria a todas las empresas que intervienen en el procesado de alimentos. HDE es la actual propietaria de la norma IFS.

Entre el año 2005 y 2006 se unió la Asociación de Detallistas italiana, incorporándose a la redacción de la versión 5. La federación española se ha inclinado hacia la IFS, pero todavía no hay fechas claras de incorporación.

Actualmente IFS abarca más sectores además del de la alimentación; la norma IFS afecta a las actividades sobre productos a granel sin envasado ni empaquetado en autoservicios mayoristas. IFS Logistics está dirigida a las actividades de carga, descarga o transporte en sí de productos tanto de alimentación como de consumo general. IFS Brokers se aplica a aquellas empresas que realizan transacciones de mercancía sin necesidad de trabajar directamente el producto. IFS HPC está enfocada a productos para el hogar e higiene personal, y por último IFS PAC secure utiliza la mecánica de trabajo establecida para el APPCC para regular las condiciones de fabricación de envases y embalajes de contacto con los productos alimenticios.

Si bien es cierto que el gérmen de la norma IFS es la industria alimentaria, es patente la ampliación de mercado que ha ido desarrollando la HDE de sus normas IFS en estos años, habiendo conseguido abarcar con sus normas todos y cada uno de los sectores que intervienen en la alimentación y algunos de otra naturaleza, como la cosmética.

Por la naturaleza de los servicios que ofrece Quimicral como consultores de higiene y seguridad alimentaria, hablaremos de la IFS Food.

La base de la norma es clara: garantizar la seguridad de los productos de marca blanca de las distribuidoras asociadas a IFS fabricados por terceros. Para conseguirlo éstos deben obtener una certificación bajo la norma. En otras palabras; si una empresa quiere fabricar productos de marca blanca de un distribuidor asociado a la norma IFS, debe pasar por el proceso de auditorías y obtener la certificación. Como ventaja adicional para las empresas certificadas, muchos posibles clientes se saltan la fase de evaluación de proveedores y comienzan sus relaciones comerciales sin auditarla previamente, al asumir que las condiciones de trabajo son adecuadas.

Es importante recalcar que el prestigio que ha obtenido esta norma ha hecho que algunas empresas, aún sin tener intención de fabricar marcas blancas para distribuidoras, hayan optado por implantarla debido a las mejoras que aportan a sus procesos productivos, y es que, aún siendo un boyante negocio para la propietaria de la norma, la federación de mayoristas alemana, las ventajas de tener una IFS implantada no se quedan solo en el plano comercial sino que favorecen los sistemas de gestión, la forma de trabajo y por tanto la calidad global de la empresa.

El texto de la norma completa, de descarga gratuita desde la página web de IFS, está estructurado en cuatro partes. La primera da pinceladas generales sobre la norma, objetivos, ventajas, requisitos generales, etc.

La segunda parte detalla los puntos concretos a cumplir por parte de las empresas auditadas, la tercera describe que condiciones deben cumplir las entidades certificadoras y sus auditores, y la cuarta y última explica el uso del portal de internet y las directrices para la elaboración del informe de auditoría.

En su apartado tres explica los diferentes tipos de auditoría a los que se puede optar. En el apartado quinto se habla del proceso completo de certificación, y en el sexto y séptimo se indican las condiciones de concesión del certificado, usos del logotipo, etc.

El proceso de certificación

Los procedimientos a seguir a la hora que implantar esta norma en una industria alimentaria son análogos a otros protocolos. Hay que elegir cuál será el interlocutor con los responsables de IFS, es decir, la entidad certificadora, la compañía que realizará las gestiones necesarias para que se obtenga la certificación, incluyendo la realización de las auditorías.

Una vez seleccionada la entidad certificadora se fijan los días de auditoría, que varían mucho según diferentes factores y características de la empresa a auditar, como la superficie de la industria, el número de líneas de producción o la cantidad de trabajadores. Todo ello, junto a otros elementos, serán los que den el número de días que durará la auditoría. Para ello la empresa certificadora cuenta con una calculadora que pone a su disposición IFS.

En IFS hay cuatro tipos de auditoría:

  1. Auditoría Inicial: Es la primera auditoría que se realiza. El auditor lo comprueba todo, documentación y procesos, como la estructura organizativa de la empresa en relación a los puestos de trabajo, los procedimientos documentados, acciones sobre no conformidades, etc.
  2. Auditoría complementaria: Se realiza generalmente cuando se detectan no conformidades Mayores en una auditoría inicial o cuando existen procesos en la fábrica que no se habían comunicado a la empresa certificadora y se centran en una parte de los procesos, no en la totalidad de los mismos. Ha de realizarse en un plazo inferior a seis meses desde la realización de la inicial. Si su resultado no es conforme habrá que realizar una auditoría completa de nuevo.
  3. Auditoría de renovación: Si no hay problemas posteriores, es la que se realiza tras haber obtenido la certificación en una auditoría inicial para poder renovarla. El plazo de realización viene descrito en el propio certificado y es completa, valorándose también las acciones tomadas sobre las no conformidades detectadas en anteriores auditorías.
  4. Auditoría de ampliación: También bajo situaciones especiales, la entidad certificadora podrá organizar una auditoría para ampliar el alcance de la empresa sin necesidad de ser completa.

Por lo general las auditorías más comunes son la inicial y la de renovación.

Tras la realización de la auditoría y el control por todos y cada uno de los puntos reflejados en la norma, el auditor debe evaluar el resultado de cada uno, existiendo cuatro posibilidades de puntuación. “A” para un cumplimiento total del requisito, “B” para una conformidad casi total, “C” cuando se ha implantado una pequeña parte de lo que el punto de la norma exige y finalmente “D” si el requisito no ha sido implantado en absoluto.

Además de estas puntuaciones, en IFS existen dos tipos de no conformidades (NC), la No Conformidad “Mayor” y la “KO” (Knock-out), que de ser obtenidas, restarán puntos en la evaluación de la nota final.

Para entender que es una NC Mayor primero hay que explicar qué es un requisito KO: Es un punto de la norma que de no cumplirse adecuadamente no se obtiene la certificación, por muy bien que esté el resto de auditoría.

En IFS son 10 los requisitos considerados KO:

  1. La responsabilidad de la dirección
  2. El sistema de control de cada punto crítico
  3. La higiene personal
  4. Las especificaciones de materias primas
  5. El cumplimiento de las formulaciones de los productos
  6. La gestión de materiales extraños
  7. El sistema de trazabilidad
  8. La ejecución de auditorías internas
  9. El procedimiento de retirada y recuperación de productos
  10. Las acciones correctivas llevadas a cabo

En estos puntos no se permite la puntuación como “C”, luego si no hay cumplimiento total o casi total (“A” o “B”), la nota solo puede ser “D”, y por norma, una “D” en un requisito catalogado como KO resta un 50% de la nota final, con lo que la certificación es imposible.

Una NC Mayor no puede aplicarse a los 10 requisitos KO, resta un 15% de la nota final y se adjudica cuando el auditor estima que se pone en peligro la seguridad del producto y la salud de los consumidores. Ya con este 15% la certificación es imposible si no existe una medida correctora eficaz, evaluada y aprobada por el auditor.

En resumen, la obtención de la certificación IFS pasa por no obtener un KO o una NC Mayor.

Tras la evaluación se emite un informe de auditoría por parte de la entidad certificadora, en el que se reflejan todas las NC detectadas durante la visita. En contestación a ese informe la empresa deberá presentar en un plazo de quince días un plan de acción que corrija las deficiencias detectadas, que será evaluado por la entidad certificadora. Si se considera conforme se emite un informe final y el certificado correspondiente.

Los puntos de la Norma IFS

Los requisitos referidos en la IFS Food no difieren demasiado de otras normas, exigiéndose condiciones de trabajo estrictas para asegurar la inocuidad y seguridad de los alimentos procesados, por lo que el trabajo que conlleva es importante. Para ello siempre se cuenta con el asesoramiento de empresas externas, como Quimicral, que facilitan el proceso de certificación/renovación y ayudan de manera importante al entendimiento y asimilación de todos los conceptos que exige este tipo de certificaciones.

Sí merece mención aparte lo que la versión vigente de la norma, la 6ª, incluye en su último apartado; el “food defense” o Protección del producto frente a sabotajes. Son nueve puntos, ninguno de ellos catalogado como KO, que dan una pincelada de hacia donde tiende el mundo de la alimentación en un futuro. No solo habrá que proteger al producto de contaminantes externos, sino también de ataques terroristas, sabotajes externos, internos, etc. Como se puede figurar, IFS también quiere abrir mercado en EEUU, y para ello había que incluir este punto, tan importante para los norteamericanos.

En definitiva, la norma IFS es, sin entrar en el detalle de que no deja de ser un próspero negocio para el propietario, una utilísima herramienta de trabajo para la industria alimentaria, que verá como, gracias a su implantación, la seguridad de su producto aumenta así como las posibilidades de aumentar su cartera de clientes debido a la garantía que genera. Además se eliminan costosos y molestos procesos de homologación de proveedores ya que muchos de los futuros clientes confían directamente en el certificado IFS.